Gmailの便利なラベル機能


こんにちわ、おかじです。


今回はGmailの便利機能「ラベル」についてご紹介したいと思います。

ラベルの概念はフォルダーに似た機能ですが、メール管理においてはフォルダーの拡張版と言えます。

メール管理には非常に便利な機能で、今後記事予定のフィルター機能と合わせる事で受信時の自動振り分けや、受信後の一括貼り付けなども可能になります。




ラベルとは?



上のメールに3つ付いているのがラベルです。左のタブから簡単に絞り込みもできます。重要な連絡を送って来る相手や重要メールにラベルを張って工夫すれば、返信もれなどを大きく減らすことができますね。





ラベルの便利な点


このラベルがフォルダーより気に入っている点が”複数のラベルに属する事ができる”事。

フォルダの場合はどこかのフォルダ1つにしか所属できませんでした。



例えば今のラベル構成はこんな感じになっています。


・Googleさん

・会社のやつら

  おかじ

  ChuChuRinaKids


「おかじ」と「ChuChuRinaKids」は「会社のやつら」のサブラベルになっています。

この時おかじメールは「会社のやつら」と「おかじ」で絞り込んだ時、どちらも表示して欲しかったりする事が多々あり、「会社のやつら」で絞り込んだ時は”おかじ”と”ChuChuRinaKids”の全メールを表示したいという事が良く発生します。


そんな場合は、


おかじ→「会社のやつら」「おかじ」ラベル

ChuChuRinaKids→「会社のやつら」「ChuChuRinaKids」ラベル


こんなふうにラベルを付けてやれば問題解決ですね。



【注意】

「おかじ」が「会社のやつら」サブラベルだからといって、「おかじ」だけつけていても「会社のやつら」の絞り込みで「おかじ」は表示されないので注意!ちょっとややこしいですね。



なんなら別のラベルも付けられる


例えばおかじ君がGoogle関係の重要なメールを転送してきたとします。フォルダ管理だとそんな場面に困りますよね。しかも転送メールの中にGoogleと関係ない重要な内容も混ぜてきて、しまいには「来週釣りでもどうですか?」なんて書いているので非常に困ります。

フォルダ管理であればここで「Googleさん」フォルダに入れて、いろいろと取りこぼすところですが、ラベルの場合は大丈夫です。

「Googleさん」ラベルを追加してみました。さらに「プライベート」ラベルを新規作成・追加すれば完璧ですね!


こんな感じで、痒いところに手が届く、柔軟性のある使い方が可能です。

プライベートのメールボックスにも便利なのでおすすめです。



ラベルの新規作成・管理


ラベルの追加はサイドタブから行う事ができます。




作成したラベルは色を変えて見やすくしたり、表示/非表示設定やサブ構成を変更したりカスタムできます。



もちろんモバイルからでもラベルの追加は可能です。

しかしサブラベル設定ができなかったり、色を変えられなかったりするので、緊急対応以外は基本PCでの操作をおすすめします。




でもこんなの毎回手動でやってられないよ...


そんな風に思いますよね。実はラベル機能はこれ単体ではあまり便利ではありません。

フィルターという機能と併用する事で受信時自動的に決められたルールに従ってラベルを張る・スターを付ける・既読にする・転送するなどの動作をさせる事が可能で、こちらは次回紹介させていただく予定です。

フィルターと併用する事で真価を発揮します。


ただしこの設定はPCでしか行えないので、アプリ版のみ利用している方はかなり損をしているかと思います。


僕の場合は複数のネットショップを運用しているので、ショップ別にラベルで分別したり、お問合せや購入通知をまとめて表示できるようにしたり、しながら効率化をはかっています。

メールに縛られる時間が減れば、実際の仕事をする時間を増やせたり、スケジュールにも余裕ができストレスも軽減されると思います。こういったある種のルーチン作業はどんどん効率化してプライベートも充実させましょう!




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