Gmailの便利なラベル機能

こんにちわ、おかじです。

今回はGmailの便利機能「ラベル」についてご紹介したいと思います。

ラベルの概念はフォルダーに似た機能ですが、メール管理においてはフォルダーの拡張版と言えます。

メール管理には非常に便利な機能で、今後記事予定のフィルター機能と合わせる事で受信時の自動振り分けや、受信後の一括貼り付けなども可能になります。

ラベルとは？

上のメールに3つ付いているのがラベルです。左のタブから簡単に絞り込みもできます。重要な連絡を送って来る相手や重要メールにラベルを張って工夫すれば、返信もれなどを大きく減らすことができますね。

ラベルの便利な点

このラベルがフォルダーより気に入っている点が”複数のラベルに属する事ができる”事。

フォルダの場合はどこかのフォルダ1つにしか所属できませんでした。

例えば今のラベル構成はこんな感じになっています。

・Googleさん

・会社のやつら

　　おかじ

　　ChuChuRinaKids

「おかじ」と「ChuChuRinaKids」は「会社のやつら」のサブラベルになっています。

この時おかじメールは「会社のやつら」と「おかじ」で絞り込んだ時、どちらも表示して欲しかったりする事が多々あり、「会社のやつら」で絞り込んだ時は”おかじ”と”ChuChuRinaKids”の全メールを表示したいという事が良く発生します。

そんな場合は、

おかじ→「会社のやつら」「おかじ」ラベル

ChuChuRinaKids→「会社のやつら」「ChuChuRinaKids」ラベル

こんなふうにラベルを付けてやれば問題解決ですね。

【注意】

「おかじ」が「会社のやつら」サブラベルだからといって、「おかじ」だけつけていても「会社のやつら」の絞り込みで「おかじ」は表示されないので注意！ちょっとややこしいですね。

なんなら別のラベルも付けられる

例えばおかじ君がGoogle関係の重要なメールを転送してきたとします。フォルダ管理だとそんな場面に困りますよね。しかも転送メールの中にGoogleと関係ない重要な内容も混ぜてきて、しまいには「来週釣りでもどうですか？」なんて書いているので非常に困ります。

フォルダ管理であればここで「Googleさん」フォルダに入れて、いろいろと取りこぼすところですが、ラベルの場合は大丈夫です。

「Googleさん」ラベルを追加してみました。さらに「プライベート」ラベルを新規作成・追加すれば完璧ですね！

こんな感じで、痒いところに手が届く、柔軟性のある使い方が可能です。

プライベートのメールボックスにも便利なのでおすすめです。

---

ラベルの新規作成・管理

ラベルの追加はサイドタブから行う事ができます。

作成したラベルは色を変えて見やすくしたり、表示/非表示設定やサブ構成を変更したりカスタムできます。

もちろんモバイルからでもラベルの追加は可能です。

しかしサブラベル設定ができなかったり、色を変えられなかったりするので、緊急対応以外は基本PCでの操作をおすすめします。

---

でもこんなの毎回手動でやってられないよ...

そんな風に思いますよね。実はラベル機能はこれ単体ではあまり便利ではありません。

フィルターという機能と併用する事で受信時自動的に決められたルールに従ってラベルを張る・スターを付ける・既読にする・転送するなどの動作をさせる事が可能で、こちらは次回紹介させていただく予定です。

フィルターと併用する事で真価を発揮します。

ただしこの設定はPCでしか行えないので、アプリ版のみ利用している方はかなり損をしているかと思います。

僕の場合は複数のネットショップを運用しているので、ショップ別にラベルで分別したり、お問合せや購入通知をまとめて表示できるようにしたり、しながら効率化をはかっています。

メールに縛られる時間が減れば、実際の仕事をする時間を増やせたり、スケジュールにも余裕ができストレスも軽減されると思います。こういったある種のルーチン作業はどんどん効率化してプライベートも充実させましょう！