- 矢口 達也
ラベルと併用で超便利！Gmailのフィルタ機能
最終更新: 2019年4月11日
こんにちわ、おかじです。
今回は前回ご紹介した「ラベル」機能と併用する事でとても便利にGmailを使う事ができる「フィルタ」機能を紹介したいと思います。
フィルタ機能は設定したルールに則ってラベルや各種処理を行うことができる機能で、特定の相手からのメールにラベルを付けたり、特定のキーワードに反応してスターを付けたりと、受信時の振り分けをお好みでカスタマイズできる機能です。
こういった整理を自動で行うように設定することで、重要なメールの確認漏れ防止や、検索性の向上を図ることができます。
フィルタが行う操作は、受信後のメールにも任意で行う事ができるので、いつ設定しても安心して使う事ができます。
フィルタの作成
フィルタを操作するには設定画面に入る必要があります。
設定画面ではレイアウトなどの様々な項目を操作できます。
右上の歯車アイコン→「設定」へと進みます。
※前回この設定画面はPCでしか入ることができないと書きましたが、モバイル端末からデスクトップ版のGmailにアクセスする事で一応設定可能でした。
操作はPCの方が楽なので、PCが無い方などの緊急避難としましょう。
次に「フィルタとブロック中のアドレス」→「新しいフィルタを作成」に進みます。
ここからフィルタを作成できます。
「新しいフィルタを作成」を押すと画像のような画面が表示されます。
ここに表示される内容でフィルタ条件を作成します。
From：
送信”元”のメールアドレスを指定できます。
To：
送信”先“のメールアドレスを指定できます。
（自分が複数アドレスを運用していると便利）
件名：
件名に含まれるキーワードを指定
含む：
含まれるキーワードを指定
含まない：
含まれないキーワードを指定
サイズ：
メールサイズを指定
添付ファイルあり：
checkで添付ファイルありメールをフィルタ
チャットは除外する：
checkでチャットを除外
＊尚、検索には演算子も利用可能です。一つのフィルタで複数のアドレスを指定したり、and演算子で条件を更に絞り込む事もできます。
条件設定が完了したら「フィルタ作成」で実行する操作設定へ、
「検索」で検索結果を確認できます。
＊検索バーの▼ボタンを押すと設定画面が再表示されます。
前項の「フィルタ作成」を押すと上記の画面になります。
ここではフィルタしたメールに対する操作を設定できます。
設定できる内容は以下。
・受信トレイをスキップ (アーカイブする)
・既読にする
・スターを付ける
・ラベルを付ける
→任意のラベルを付ける事ができます
・転送する
・削除する
・迷惑メールにしない
・常に重要マークを付ける
・重要マークを付けない
・適用するカテゴリ
→個人・ソーシャルなどのカテゴリを付けられる
・●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。
→すでに受信しているメールに対する操作有無
設定が完了したら「フィルタを作成」ボタンで設定完了です。
これで次回からのメールは自動で振り分けされ、検索も容易になりますね。
フィルタはいくつも作成する事が出来、作成したフィルタは設定画面から確認・編集する事ができます。
ルーチンワークの自動化は設定作業が少し大変ですが、それが終われば大幅に労力を減らすことができます。メールが品雑で見づらいという方は是非試してみてはどうでしょうか？